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1000人大会筹备经验分享:现场管理要做好这三件事

作者:a123456时间:2021-04-07 15:24 次浏览

大型会议的筹备周期往往是几个月甚至更长。任务复杂,问题繁多,统计麻烦,合作困难,对主办方来说真的是不小的挑战。但是,大型会议的筹备是有套路可循的。不难发现,很多31会议支持的大型会议,从筹备组织到现场管理,都做了出色的工作,可以说是兼顾了举办会议的效率、安全和经验。他们是怎么做到的?

在线自助报名可以帮助主办方快速收集参会人员信息,而大型会议往往会涉及参会人员审核、邀请嘉宾报名、多语言、多付费方式等要求。该会议数字会议系统能够高效地满足会议准备和组织阶段各种复杂场景的需求。

以青年科学家世界高峰会议为例,31会议协助主办方为国内外嘉宾提供了双语多渠道报名系统,不同身份的参会人员可以通过相应的渠道报名,其中邀请媒体,需要填写邀请码才能报名。会议各个环节的提醒信息通过系统自动推送,大大降低了组织者的工作难度。此外,会议微站集成了注册渠道、会议介绍、会议日程、发言人、会场导航等功能。主办方在邀请阶段只需要一键转发,让嘉宾在注册的同时了解会议的相关信息。

大型会议邀请的客人规格较高,所以对现场管理的要求非常严格,尤其是在客人签到和入场过程中。31会议数字会议解决方案包括RFID签到、大门签到、人脸识别签到、身份证签到等。可以准确控制入场权限,有效提高入场效率,保证客人的参与体验。

此前,31会议服务的一个生态会议的主峰会采用二维码和RFID芯片双重身份验证,确保安全,满足会议组“差异化权限管理”的需求。近30个分场馆采用了更轻便、更便捷的手机签到方式。客人用餐和酒店班车也采用电子值机,实现了接送数据和接待进度的实时同步,保证会议各环节有序进行。

通过31会议数字会议系统,主办方可以实时掌握主会场和各分会场的入场审核和统计情况,也可以通过热图广告牌了解各分会场的热度情况,为分析观众需求和兴趣、产品调研以及会后整理数据报告提供强大的数据支持。

会议数字会议系统通过覆盖会前、会中、会后,线上线下衔接,结合硬件和软件的一站式会议技术产品和服务,实现整个会议过程的智能化,包括智能邀请、智能日程、智能通知、智能证书、智能签到、智能现场、智能监控、智能数据。

31会议专业解决方案为各种国际会议、政府会议、学术会议、展览、经销商会议、企业会议等会议场景提供专业支持,让主办方兼顾举办会议的效率、安全和体验,让会议管理更加轻松高效!

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